Sistem Informasi Manajemen

Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain, dan perhatian pada topik ini bersumber pada dua pengaruh. pertama, bisnis telah menjadi semakin rumit. dan kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.


Jenis-jenis utama sumber daya :
Manajer mengelola lima jenis utama sumber daya, yaitu :

1. Manusia
2. Material
3. Media (termasuk fasilitas dan energi)
4. Uang
5. Informasi (termasuk data)
 

 

Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif. Empat jenis sumber daya yang pertama memiliki wujud (mereka ada secara fisik dan dapat disentuh) kita menggunakan istilah sumber daya fisik untuk menggambarkannya. Dan sumber daya yang kelima adalah sumber daya konseptual, memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuk wujudnya.

Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Sangat sering proses penyusunan membutuhkan pengubahan suatu bahan mentah menjadi suatu bentuk yang lebih halus. Setelah sumber daya ini disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunaannya. Ia meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak. Akhirnya manajer mengganti sumber daya ini pada saat kritis-sebelum sumber daya tersebut menjadi tidak efisien atau usang.

Para manajer memberikan perhatian yang semakin besar pada manajemen informasi selama beberapa tahun terakhir ini karena ada dua alasan utama, yaitu :

 1. Kerumitan kegiatan bisnis yang meningkat.
Bisnis memang selalu rumit, tetapi sekarang ini lebih rumit dibandingkan sebelumnya. Semua perusahaan terkena pengaruh :

• Pengaruh Ekonomi Internasional
• Persaingan Dunia
• Kerumitan Teknologi yang Meningkat
• Batas Waktu yang Semakin Singkat
• Kendala-kendala Sosial

 2. Kemampuan komputer yang semakin baik.

Siapakah Para Pemakai Informasi?

1. Manajer
2. Non-manajer
3. Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan

Tingkat-tingkat manajer :

1. Tingkat perencanaan strategis : manajer tingkat puncak seperti direktur dan wakil direktur. istilah ini menunjukkan pengaruh yang ditimbulkan keputusan-keputusan tsb pada seluruh organisasi selama beberapa tahun yang akan datang.
2. Tingkat pengendalian manajemen : manajer tingkat tengah seperti manajer wilayah, direktur produk dan kepala devisi. Tanggung jawab mereka adalah mengubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuan tercapai.
3. Tingkat pengendalian operasional : manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, supervisor dan pemimpin proyek. Bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh manajer diatasnya.

APA ITU SISTEM?
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu organisasi seperti perusahaan atau suatu area bisnis cocok dengan definisi ini. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya seperti yang sudah kita bahas sebelumnya, dan sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau menajemen.

Sumber daya input diubah menjadi sumber daya ouput. Sumber daya mengalir dari elemen input,melalui elemen transformasi, ke elemen output. Suatu mekanisme pengendalian memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik (feedback loop) yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme pengendalian. Mekanisme pengendalian membandingkan sinyal-sinyal umpan balik dengan tujuan dan mengarahkan sinyal pada elemen input jika sistem operasi memang perlu dirubah.

Tidak semua sistem dapat mengatur operasinya sendiri. suatu sistem tanpa elemen mekanisme pengendalian,lingkaran umpan balik, dan tujuan disebut lingkaran terbuka (open-loop system) Contoh sistem seperti ini adalah pemanas ruangan listrik yang kecil, yang ditancapkan, menyala dan terus menghasilkan panas hingga alat itu dimatikan. Tidak terdapat cara untuk pengendalian ouputnya. Suatu sistem dengan tiga elemen pengendalian (tujuan,mekanisme pengendalian dan lingkaran umpan balik) disebut sistem lingkaran tertutup (closed-loop system).

APA ITU SUBSISTEM?
Subsistem adalah sistem di dalam suatu sistem. ini berarti bahwa sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Sistem-sistem ini dapat dibagi lagi menjadi sistem tingkat yang lebih rendah atau bagian-bagian elemen.

APA ITU SUPERSISTEM?
walaupun istilah supersistem jarang digunakan,sistem seperti ini ada. Jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar,sistem yang lebih besar itu adalah supersistem. Contohnya, pemerintahan kota adalah suatu sistem, tetapi ia juga merupakan bagian dari sistem yang lebih besar--pemerintahan propinsi. Pemerintahan propinsi adalah supersistem dari pemerintahan kota dan juga merupakan subsistem dari pemerintahan nasional.

SISTEM BISNIS
Perusahaan bisnis adalah suatu sistem fisik. Ia terdiri dari sejumlah sumber daya fisik. Sistem konseptual,sebaliknya, adalah suatu sistem yang menggunakan sumber daya konseptual (informasi dan data) untuk mewakili suatu sistem fisik.
Komputer adalah suatu sistem fisik, tetapi data dan informasi yang disimpan di dalamnya adalah suatu sistem konseptual.

Pentingnya Suatu Pandangan Sistem
Suatu pandangan sistem melihat operasi bisnis sebagai sistem-sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas. Ini adalah suatu cara pandang yang abstrak, tetapi bernilai potensial bagi manajer. Pandangan sistem ini :
1. Mencegah manajer tersesat dalam kerumitan struktur organisasi dan rincian pekerjaan
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik
3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi
4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya
5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.

DATA VERSUS INFORMASI
Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai. Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi. Pengolah informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer, atau kombinasi keduanya.

SUATU MODEL SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Porsi komputer dalam pengolah informasi terdiri dari area aplikasi berbasis komputer-SIA, SIM, DSS, kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan. Kita menggunakan istilah sistem informasi berbasis komputer (computer based information system) atau CBIS.

PARA SPESIALIS INFORMASI
Kita menggunakan istilah spesialis informasi (information specialist) untuk menggambarkan pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer. Ada 5 golongan spesialis informasi yaitu sebagai berikut :

1. Analis sistem bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang sekarang ada. Analisis sistem adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.
2. Pengelola database bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai. Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Setelah database diciptakan, pengelola database mengelola sumber daya yang penting ini.
3. Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar. Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi. Generasi baru dari spesialis jaringan yang disebut webmaster, memiliki keahlian khusus dalam menggunakan World Wide Web (www).
4. Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.
5. Operator menangani peralatan komputer berskala besar seperti komputer mainframe atau komputer mini.

END-USER COMPUTING
Para spesialis tidak selalu berperan serta dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Pada akhir 1970-an dimulai suatu kecenderungan yang berpengaruh besar pada penggunaan komputer. Kecenderungan ini adalah meningkatnya minat pemakai dalam pengembangan aplikasi komputer merka sendiri. Nama yang diberikan untuk situasi ini adlaah end-user computing. End user sinonim dengan pemakai, ia menggunakan produk akhir suatu sistem berbasis komputer. Jadi, end-user computing (EUC) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh pemakai.
End-user computing berkembang karena empat pengaruh utama,yaitu :
1. Meningkatnya pengetahuan tentang komputer.
2. Antrian jasa informasi.
3. Perangkat keras yang murah.
4. Perangkat lunak jadi.